Datenschutzerklärung

Hier erfährst du, welche Daten wir verarbeiten, wenn du unseren Newsletter bestellst, liest oder abbestellst, warum wir das tun und wie lange wir sie behalten. Wir sind eine kirchliche Stelle. Deshalb gilt für uns nicht die DSGVO, sondern das Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz (KDG) in der seit 1. März 2026 geltenden Fassung. Deine Rechte sind dort im Wesentlichen dieselben.

Wer verantwortlich ist

Bistum Mainz (KdÖR), Bischöfliches Jugendamt / BDKJ Diözesanverband Mainz, Am Fort Gonsenheim 54, 55122 Mainz. E-Mail: [Kontaktadresse für Datenschutzanfragen]

Unsere betriebliche Datenschutzbeauftragte bzw. unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten erreichst du unter: [Name, Anschrift, E-Mail der oder des betrieblichen Datenschutzbeauftragten des Bistums Mainz]

Wenn du unsere Seiten aufrufst

Bei jedem Aufruf einer Seite unter newsletter.bdkj-mainz.de speichert der Webserver automatisch deine IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Adresse, den Statuscode und die Kennung deines Browsers. Das brauchen wir, um die Seiten auszuliefern und Angriffe erkennen zu können. Rechtsgrundlage ist § 6 Abs. 1 lit. f KDG (Aufgabe im kirchlichen Interesse: sicherer Betrieb unseres Informationsangebots). Die Protokolle werden nach 14 Tagen gelöscht und nicht mit anderen Daten zusammengeführt.

Wir laden keine Inhalte von fremden Servern: keine Schriften von Google, keine externen Skripte, keine Analyse- oder Werbedienste.

Cookies

Wir setzen nur Cookies, ohne die die Seiten technisch nicht funktionieren: ein Sitzungs-Cookie und ein Sicherheits-Cookie gegen gefälschte Formularübermittlungen. Wenn du das Anmeldeformular eingebettet auf einer anderen Website nutzt, kommt ein Cookie hinzu, das sich für zwei Stunden merkt, dass das Formular in einem Rahmen läuft. Diese Cookies dienen keiner Auswertung und brauchen deshalb keine Einwilligung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Sie verfallen spätestens mit dem Schließen des Browsers bzw. nach zwei Stunden.

Newsletter abonnieren

Für die Anmeldung brauchen wir nur deine E-Mail-Adresse. Anrede, Vor- und Nachname und weitere Angaben im Formular sind freiwillig. Wir nutzen sie, um dich persönlich anzusprechen oder dir passende Inhalte zu schicken.

Die Anmeldung läuft im Double-Opt-in-Verfahren: Nach dem Absenden schicken wir dir eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst wenn du über diesen Link bestätigst, nehmen wir dich in den Verteiler auf. So stellen wir sicher, dass niemand eine fremde Adresse einträgt.

Um nachweisen zu können, dass du eingewilligt hast, speichern wir je bestelltem Verteiler den Zeitpunkt deiner Anmeldung, den Zeitpunkt deiner Bestätigung und die IP-Adresse, von der aus du bestätigt hast. Hast du einen Verteiler bestellt, bedeutet das keine Einwilligung für andere Verteiler.

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung nach § 6 Abs. 1 lit. b KDG. Du kannst sie jederzeit widerrufen: über den Abmeldelink in jeder Newsletter-Mail, in deinem Profil, über die Abmeldefunktion deines Mailprogramms oder per E-Mail an uns. Was wir bis dahin verarbeitet haben, bleibt rechtmäßig.

Für wen der Newsletter gedacht ist: Die Newsletter des BDKJ Mainz richten sich in der Regel an erwachsene, mindestens aber 16 Jahre alte Funktionsträger*innen und Mitarbeiter*innen.

Bestätigst du deine Anmeldung nicht, löschen wir sie nach 7 Tagen.

Wenn wir dich eingetragen haben

Manche Verteiler übernehmen wir aus bestehenden Listen, etwa wenn du dich früher schriftlich angemeldet hast oder ein Amt oder eine Funktion im BDKJ, in einem Jugendverband oder in einer kirchlichen Einrichtung im Bistum Mainz innehast. Bei jeder übernommenen Adresse halten wir fest, woher sie stammt und worauf wir uns stützen:

• Hast du früher eingewilligt, gilt diese Einwilligung (§ 6 Abs. 1 lit. b KDG). Wir speichern, wann und auf welchem Weg du sie erteilt hast.

• Schreiben wir dich wegen deines Amtes oder deiner Funktion an, stützen wir uns auf § 6 Abs. 1 lit. f KDG: Die Information der Verantwortlichen in der kirchlichen Jugendarbeit gehört zu unseren Aufgaben.

• Wenn wir uns nicht sicher sind, bitten wir dich per Bestätigungsmail um deine Einwilligung. Ohne deinen Klick bekommst du keinen Newsletter.

Du kannst dich jederzeit abmelden. Beruht die Zusendung auf deiner Funktion, kannst du außerdem jederzeit widersprechen (siehe „Deine Rechte“).

Dein Profil und deine Abmeldung

Jede Newsletter-Mail enthält einen persönlichen Link zu deinem Profil. Dort kannst du deine Angaben ändern, weitere öffentliche Verteiler bestellen, dich abmelden und deine gespeicherten Daten einsehen. Deine E-Mail-Adresse lässt sich im Profil nicht ändern. Für eine neue Adresse meldest du dich neu an, damit niemand über einen weitergeleiteten Link fremde Post umleiten kann.

Nach deiner Abmeldung bekommst du sofort keinen Newsletter mehr. Den Nachweis deiner früheren Einwilligung und den Weg deiner Abmeldung heben wir noch 30 Tage auf. Danach löschen wir die Mitgliedschaft im Verteiler. Wenn du in keinem Verteiler mehr stehst, löschen wir auch deine übrigen Angaben.

Versand und Zustellung

Damit wir nachvollziehen können, ob eine Mail angekommen ist, protokollieren wir für jede verschickte Mail Empfänger*in, Betreff, Zeitpunkt und Zustellstatus. Den Inhalt der Mail löschen wir aus dem Protokoll nach 30 Tagen, den Protokolleintrag nach 90 Tagen. Zu jedem Versand bleibt ein Versandbericht mit dem Zustellstatus je Empfänger*in bestehen.

Kommt eine Mail als unzustellbar zurück, speichern wir die Adresse, die Art des Fehlers und die Fehlermeldung des empfangenden Servers für 90 Tage. Den Text der zurückgekommenen Mail speichern wir nie, auch nicht den von Abwesenheitsnotizen.

Existiert eine Adresse dauerhaft nicht oder hat sich jemand über unsere Mails beschwert, setzen wir sie auf eine Sperrliste. Dort stehen nur die Adresse, ein Prüfwert der Adresse, der Grund und das Datum. Die Sperrliste bleibt auch dann bestehen, wenn wir deine übrigen Daten löschen. Sonst würden wir die Adresse später versehentlich wieder anschreiben, und die Zustellung für alle anderen Leser*innen würde leiden. Rechtsgrundlage ist § 6 Abs. 1 lit. f KDG. Bestätigst du später eine neue Anmeldung, heben wir die Sperre automatisch auf.

Auswertung des Newsletters

Je nach Newsletter gibt es unterschiedliche Methoden der Reichweitenmessung, die die Redaktion bzw. Du selbst festlegst:

Variante A – Messmodus „keine Messung“
Wir werten nicht aus, ob oder wann du unseren Newsletter öffnest oder welche Links du anklickst. Die Links in der Mail führen direkt zu ihrem Ziel.

Variante B – Messmodus „anonym“
Wir möchten wissen, ob unsere Ausgaben gelesen werden und welche Themen interessieren. Dazu enthält jede Mail ein unsichtbares Zählbild, und die Links laufen über unseren Server. Wir zählen dabei nur, wie oft eine Ausgabe geöffnet und ein Link angeklickt wurde. Welche Person das war, speichern wir nicht: Jede Mail bekommt eine zufällige Kennung, von der wir nur einen nicht umkehrbaren Prüfwert ohne Bezug zu deinem Abonnement speichern. Wenn dein Mailprogramm Bilder blockiert, wird auch nichts gezählt.

Variante C – Messmodus „personenbezogen mit Einwilligung“
Mit deiner gesonderten Einwilligung werten wir aus, ob und wann du eine Ausgabe geöffnet und welche Links du angeklickt hast, und ordnen das deinem Abonnement zu. So können wir unsere Inhalte besser auf die Interessen unserer Leser*innen ausrichten. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung nach § 6 Abs. 1 lit. b KDG. Du kannst sie im Profil jederzeit widerrufen, ohne den Newsletter abzubestellen. Ohne Einwilligung zählen wir nur Summen, wie oben unter „anonym“ beschrieben. Die Messwerte bleiben bestehen, solange die Ausgabe gespeichert ist. Löschen wir dein Abonnement, entfällt die Zuordnung zu dir.

Bilder, Logos und Schriften in der Mail

Bilder, Logos und Schriften in unseren Mails liegen auf unserem eigenen Server. Wenn dein Mailprogramm sie nachlädt, landet dabei deine IP-Adresse in unserem Server-Protokoll, so wie bei jedem Seitenaufruf. Diese Adressen sind für alle Empfänger*innen gleich und tragen keine Kennung. Wir können daraus also nicht ablesen, wer eine Mail geöffnet hat. Die Protokolle werden nach 14 Tagen gelöscht.

Web-Version und Archiv

Jede Ausgabe kannst du auch im Browser lesen. Die Web-Version enthält keine persönlichen Angaben, keinen Abmeldelink und kein Zählbild. Du kannst sie also gefahrlos weiterleiten. Manche Newsletter haben ein öffentliches Archiv mit allen versendeten Ausgaben.

Umfragen

In unseren Newslettern verlinken wir manchmal Umfragen. Die Teilnahme ist freiwillig. Wir verarbeiten deine Antworten, um die Umfrage auszuwerten. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung nach § 6 Abs. 1 lit. b KDG, die du mit dem Absenden erteilst.

Unter jeder Umfrage steht, ob deine Antwort anonym bleibt. Deinem Abonnement zugeordnet wird sie nur, wenn der Newsletter personenbezogen ausgewertet wird und du dem zugestimmt hast. Dann erkennen wir Mehrfachteilnahmen und können die Ergebnisse nach Verteilern aufschlüsseln. Einzelne Antworten sieht nur die Chefredaktion.

Wer deine Daten sieht

Deine Daten sehen nur die Personen in unserer Redaktion, die sie für ihre Aufgabe brauchen: Die Chefredaktion verwaltet die Verteiler, die Redaktion schreibt Beiträge und sieht keine Adresslisten.

Betrieben wird das System von der Visualtech GmbH, Mainz, in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen (§ 29 KDG). Die Server stehen in Rechenzentren in Deutschland. Die Mails werden über einen deutschen Mail-Anbieter versendet. Wir geben deine Daten nicht an Dritte weiter und übermitteln sie nicht in Länder außerhalb der EU.

Deine Daten auf einen Blick

Unter newsletter.bdkj-mainz.de/meine-daten kannst du jederzeit sehen, was wir zu deiner E-Mail-Adresse gespeichert haben, auch wenn du keinen Newsletter mehr bekommst. Trag dort deine Adresse ein. Falls wir etwas gespeichert haben, bekommst du einen Link per Mail, der 24 Stunden gültig ist. Dort siehst du alle Angaben, kannst sie ausdrucken und als Datei herunterladen. Aus Schutzgründen zeigt die Seite selbst nie an, ob eine Adresse bei uns bekannt ist.

Wie lange wir was speichern

• Unbestätigte Anmeldungen: 7 Tage

• Nach deiner Abmeldung: 30 Tage, dann Löschung der Mitgliedschaft und, wenn keine mehr besteht, deiner Angaben

• Inhalte im Versandprotokoll: 30 Tage, Protokolleinträge und Rückläufer: 90 Tage

• Server-Protokolle: 14 Tage

• Sperrliste: dauerhaft, nur Adresse, Grund und Datum

• Bestätigte Abonnements: solange du den Newsletter beziehst

Löschen wir dein Abonnement, bleiben Versandberichte und Zählwerte als Statistik erhalten. Die Zuordnung zu dir entfällt dabei.

Deine Rechte

Du kannst von uns jederzeit kostenlos verlangen:

• Auskunft über deine gespeicherten Daten (§ 17 KDG), am schnellsten über „Meine Daten“

• Berichtigung falscher Angaben (§ 18 KDG), direkt in deinem Profil oder bei uns

• Löschung (§ 19 KDG) oder Einschränkung der Verarbeitung (§ 20 KDG)

• Herausgabe deiner Daten in einem maschinenlesbaren Format (§ 22 KDG)

• Widerruf jeder Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (§ 8 Abs. 4 KDG)

Widerspruchsrecht: Wo wir uns auf § 6 Abs. 1 lit. f KDG stützen, etwa beim Versand an Amts- und Funktionsträger*innen oder bei der Sperrliste, kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (§ 23 KDG).

Schreib uns dafür einfach an [Kontaktadresse für Datenschutzanfragen]. Wir antworten innerhalb eines Monats.

Wenn du meinst, dass wir mit deinen Daten nicht richtig umgehen, kannst du dich bei der für uns zuständigen kirchlichen Datenschutzaufsicht beschweren (§ 48 KDG): Katholisches Datenschutzzentrum Frankfurt/M. KdöR, Domplatz 3, 60311 Frankfurt am Main, info@kdsz-ffm.de, kath-datenschutzzentrum-ffm.de

Wenn du in der Redaktion mitarbeitest

Für deinen Zugang zur Redaktion speichern wir deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, deine Rolle, wann du das System zuletzt benutzt hast, gegebenenfalls die Daten deiner Zwei-Faktor-Anmeldung und ein Protokoll deiner Änderungen. So bleibt nachvollziehbar, wer welche Ausgabe geschrieben, freigegeben und verschickt hat. Rechtsgrundlage ist bei Beschäftigten § 53 KDG, bei Ehrenamtlichen § 6 Abs. 1 lit. f KDG. Bei einem neuen Passwort prüfen wir, ob es aus bekannten Datenlecks stammt. Dabei verlassen nur die ersten fünf Zeichen eines Prüfwerts unseren Server, nie das Passwort selbst. Wenn du ausscheidest, deaktivieren wir deinen Zugang. Deine Beiträge und Protokolleinträge bleiben mit deinem Namen erhalten.